Klokkenluidersregeling

 

1.  Algemeen

  1. Om te waarborgen dat personen van buiten onze accountantsorganisatie en bij ons werkzame of aan onze organisatie verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten onze accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen beschikt Ten Kate Huizinga over een klokkenluidersregeling. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover geklaagd wordt, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen.
  2. De klokkenluidersregeling wordt gepubliceerd op zowel onze interne als onze externe website.
  3. Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert medewerkers die meldingen aan de Compliance Officer doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.

2.  Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

  1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
  2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
  3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
  4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
  5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; 
  6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de Compliance Officer in aanmerking komen.

Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

3.  Procedure

  1.  Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de Compliance Officer.
  2. De melding onder deze regeling vindt uitsluitend elektronisch plaats via klokkenluider@tenkatehuizinga.nl.
  3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
  4. De Compliance Officer bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De Compliance Officer informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
  5. Indien sprake is van een onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling genoemde situatie ad a en/of e, informeert de Compliance Officer onverwijld de directievoorzitter. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
  6. Bij het informeren van de directievoorzitter als bedoeld in punt 5, maakt de Compliance Officer de bron niet bekend.
  7. De Compliance Officer informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en indien van toepassing, de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de Compliance Officer de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
  8. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de Compliance Officer afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid. 

4.  Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de Compliance Officer ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.